There exists under the name

International Union of Pure and Applied Physics (“IUPAP“)

(the “Association“) a Swiss association in the meaning of Articles 60 et seq. of the Swiss Civil Code.

Il est constitué sous le nom

International Union of Pure and Applied Physics (“IUPAP“)

(l'”Association“) une association suisse au sens des articles 60 et suivants du Code civil suisse.

IUPAP’s seat is located in the Canton of Geneva.

Le siège de IUPAP est situé dans le canton de Genève.

A.     The purpose of IUPAP is to assist in the worldwide development of physics, to foster international cooperation in physics, and to help in the application of physics toward solving problems of concern to humanity (the “Purpose“).

B.     IUPAP carries out its Purpose by sponsoring international meetings; fostering communications within the physics community, between physicists and other scientists and between physicists and the general public; encouraging research, application/innovation and education; fostering inclusiveness and diversity in physics; upholding openness, honesty and integrity in the practice, application and promotion of physics; supporting the free circulation of scientists; promoting international agreements on symbols, units and nomenclature; and cooperating with other organizations on disciplinary and interdisciplinary problems.

C.     IUPAP is a not-for-profit organization benefiting from tax exemption under federal and cantonal tax laws. It is neutral from a political and ideological viewpoint.

A.      Le but de IUPAP est de contribuer au développement de la physique dans le monde, d’encourager la coopération internationale dans le domaine de la physique et d’aider à l’application de la physique à la résolution de problèmes intéressant l’humanité (le “But“).

B.      IUPAP réalise son But en parrainant des réunions internationales; en favorisant la communication au sein de la communauté des physiciens, entre les physiciens et les autres scientifiques et entre les physiciens et le grand public; en encourageant la recherche, l’application/innovation et l’éducation; en favorisant l’inclusion et la diversité en physique; en défendant l’ouverture, l’honnêteté et l’intégrité dans la pratique, l’application et la promotion de la physique; en soutenant la libre circulation des scientifiques; en promouvant les accords internationaux sur les symboles, les unités et la nomenclature; et en coopérant avec d’autres organisations sur des problèmes disciplinaires et interdisciplinaires.

C.      IUPAP est une organisation à but non lucratif bénéficiant d’une exonération fiscale en vertu des lois fiscales fédérales et cantonales. Elle est neutre d’un point de vue politique et idéologique.

A.     IUPAP uses the funds exclusively in conformity with its Purpose and in compliance with its public interest status.

B.     Obligations of IUPAP shall be paid exclusively based on assets of IUPAP. A liability of the Members for the obligations of IUPAP is excluded.

A.     IUPAP n’utilise les fonds qu’en conformité avec son But et conformément à son statut d’organisation d’utilité publique.

B.     Les obligations de IUPAP ne peuvent être payées qu’au moyen de la fortune sociale de IUPAP. La responsabilité des Membres pour les obligations incombant à IUPAP est exclue.

A.     IUPAP Membership may be of three types (together the “Members“):

(i)      “Territorial Members” of IUPAP are entities representing communities of physicists engaged in independent scientific activity each within a definite territory and listed under a name that avoids any misunderstanding about the territory represented. The word “territory” does not imply any political position on the part of IUPAP, which seeks to assist physicists everywhere in carrying out its mission. These members have voting rights and pay membership dues (see Article 10 (A)).
(ii)     “Personal Members“, Ex-Officio, of IUPAP are the Chairs of the Commissions or the Affiliated Commissions (see Article 6 (B) (ii)). These members have voting rights and are exempted from paying membership dues (see Article 10 (A)).
(iii)    “Corporate Associate Members” of IUPAP are commercial companies or international research organizations that have a special relationship with the field of physics or scientific research. These members do not have voting rights but can participate in the General Assembly through their official Delegates and they pay membership dues (see Article 10 (A)). They are entitled to make nominations (see Article 10 (C)).

B.    A Territorial Member adheres to IUPAP through a territory appropriate body, which should have a legal personality in its home jurisdiction: it is typically the territory’s principal scientific academy, or its national research council, its government, or any other institution or association of institutions representing its broad physics community.

C.    Each Territorial Member will set up a “Liaison Committee” to maintain relations between its physics community and IUPAP. It is suggested that the Liaison Committee have representatives of the appropriate physics societies whether or not they are adhering to the Territorial Member appropriate body, as the case may be. The Territorial Member should inform IUPAP, via the Executive Council, of the members of the Liaison Committee three months before each General Assembly, and when membership within the Liaison Committee is changed. The Territorial Members through their Liaison Committees will, within their respective communities, encourage and promote the Purpose of IUPAP. A Territorial Member, through its Liaison Committee, designates its official Delegates to the General Assemblies of IUPAP as well as a “Delegation Head“.

D.    IUPAP may accept regional physical societies and other international scientific organizations as “Official Observers“. Official Observers may be invited to send a representative to participate in Executive Council meetings and General Assemblies without voting rights. It is expected that they will in turn invite IUPAP to send representatives to meetings of appropriate bodies in their structure.

A.     Les Membres de IUPAP peuvent être de trois types (ensemble les “Membres“):

(i)      Les “Membres Territoriaux” de IUPAP sont des entités représentant des communautés de physiciens engagés dans une activité scientifique indépendante, chacune sur un territoire défini et répertoriée sous un nom qui évite tout malentendu quant au territoire représenté. Le terme “territoire” n’implique aucune position politique de la part de IUPAP, qui cherche à aider les physiciens du monde entier en remplissant sa mission. Ces membres ont le droit de vote et paient une cotisation (voir article 10 (A)).

(ii)     Les “Membres Individuels“, ex-officio, de IUPAP sont les Présidents des Commissions ou des Commissions Affiliées (voir article 6 (B) (ii)). Ces membres ont le droit de vote et sont dispensés du paiement de cotisations (voir article 10 (A)).

(iii)    Les “Membres Entreprise Associés” de IUPAP sont des sociétés commerciales ou des organisations internationales de recherche qui ont une relation particulière avec le domaine de la physique ou de la recherche scientifique. Ces membres n’ont pas le droit de vote mais peuvent participer à l’Assemblée Générale par l’intermédiaire de leurs Délégués officiels et ils paient une cotisation (voir article 10 (A)). Ils ont le droit de présenter des candidatures (voir article 10 (C)).

B.     Un Membre Territorial adhère à IUPAP par l’intermédiaire d’un organisme approprié dans sa région, lequel doit bénéficier de la personnalité juridique dans sa juridiction d’origine: il s’agit généralement de la principale académie scientifique de la région, ou de son conseil national de recherche, de son gouvernement, ou de toute autre institution ou association d’institutions représentant sa communauté entière de physiciens.

C.     Chaque Membre Territorial mettra en place un “Comité de Liaison” pour maintenir les relations entre sa communauté de physiciens et IUPAP. Il est suggéré que le Comité de Liaison soit composé de représentants des organismes de physique appropriés, que ceux-ci adhèrent ou non à l’organisme approprié du Membre Territorial, selon le cas. Le Membre Territorial doit informer IUPAP, via le Conseil Exécutif, des membres du Comité de Liaison trois mois avant chaque Assemblée Générale, et lorsque la composition du Comité de Liaison est modifiée. Les Membres Territoriaux, par l’intermédiaire de leurs Comités de Liaison, encourageront et promouvront le But de IUPAP au sein de leurs communautés respectives. Un Membre Territorial, par l’intermédiaire de son Comité de Liaison, désigne ses Délégués officiels aux Assemblées Générales de IUPAP ainsi qu’un “Chef de Délégation“.

D.     IUPAP peut accepter les organismes de physique régionaux et d’autres organisations scientifiques internationales en tant qu'”Observateurs Officiels“. Les Observateurs Officiels peuvent être invités à envoyer un représentant pour participer sans droit de vote aux réunions du Conseil Exécutif et aux Assemblées Générales. Il est prévu qu’ils invitent à leur tour IUPAP à envoyer des représentants aux réunions des organes appropriés de leur structure.

A.   The “General Assembly” is the highest governing body of IUPAP which, unless specified otherwise, takes decisions by simple majority votes present or represented as per Article 10 (H) and (I). It:

(i)      Creates and amends these Articles of Association by a two-thirds majority of the votes.

(ii)     Sets and amends the “Internal Regulations” by a three-fifths majority of the votes.

(iii)    Elects the Executive Council that oversees IUPAP activities between General Assemblies with simple majority of the votes.

(iv)    Determines the location of the IUPAP’s seat with simple majority of the votes.

(v)     Determines the location of the IUPAP Administrative Office for the period until the next General Assembly with simple majority of the votes.

(vi)    Elects members of its Commissions with simple majority of the votes.

(vii)  Sets the Member’s dues with simple majority of the votes.

B.   The General Assembly may:

(i)      Set policy.

(ii)     Establish or disestablish Commissions and Working Groups that are assigned specific tasks in their charter, and elect their members.

(iii)    Recognize, as an “Affiliated Commission“, an international group of scientists, constituted as an independent body, whose field does not coincide with that of an IUPAP Commission.

(iv)    Decide to participate in interdisciplinary or other international scientific bodies.

(v)     Enter agreements of cooperation with other international scientific unions or similar bodies representing scientists.

(vi)    Accept new Members (Territorial Members, Personal Members (Ex-Officio) or Corporate Associate Members).

C.   The General Assembly meets every year but in-person only every three years. Under exceptional circumstances, virtual participation to the in-person General Assembly may be allowed. The notice required is specified in the Internal Regulations.

D.   Extraordinary General Assemblies: The Executive Council shall call an “Extraordinary General Assembly” at the request of one-fifth of the Members, or on its own initiative. The notice required is specified in the Internal Regulations. In either case the Extraordinary General Assembly will consider only those matters which are specified when the request is made, or the initiative is taken. If the Executive Council so resolves, the Extraordinary General Assembly may be conducted electronically, rather than in a physical meeting.

E.   The President, see Article 7 (B), presides over the General Assembly.

F.   The Secretary-General responsible for Legal and Financial Affairs, see Article 7 (B), ensures that a record is kept of all decisions of the General Assembly.

G.  Election procedures are specified in the Internal Regulations.

H.   A quorum of the General Assembly consists of sufficient Members to produce two-thirds of all votes available to Members. On items for which written votes have been received in the form of a proxy, these count towards the quorum.

A.     L'”Assemblée Générale” est l’organe suprême de IUPAP qui, sauf disposition contraire, prend ses décisions à la majorité simple des voix présentes ou représentées conformément à l’article 10 (H) et (I). Elle:

(i)      Adopte et modifie les présents Statuts à la majorité des deux-tiers des voix.

(ii)     Adopte et modifie le “Règlement interne” à la majorité des trois-cinquièmes des voix.

(iii)    Elit le Conseil Exécutif qui supervise les activités de IUPAP entre les Assemblées Générales à la majorité simple des voix.

(iv)    Détermine le lieu du siège de IUPAP à la majorité simple des voix.

(v)     Détermine l’emplacement du Bureau Administratif de IUPAP pour la période allant jusqu’à la prochaine Assemblée Générale à la majorité simple des voix.

(vi)    Elit les membres de ses Commissions à la majorité simple des voix.

(vii)   Fixe les cotisations des Membres à la majorité simple des voix.

B.   L’Assemblée Générale peut:

(i)      Définir la politique.

(ii)     Créer ou supprimer des Commissions et des Groupes de Travail auxquels sont assignées des tâches spécifiques dans leur charte, et élire leurs membres.

(iii)    Reconnaître, en tant que “Commission Affiliée“, un groupe international de scientifiques, constitué en tant qu’organisme indépendant, dont le domaine ne coïncide pas avec celui d’une Commission de IUPAP.

(iv)    Décider de participer à des organismes scientifiques interdisciplinaires ou internationaux.

(v)     Conclure des accords de coopération avec d’autres unions scientifiques internationales ou des organismes similaires représentant des scientifiques.

(vi)    Accepter de nouveaux Membres (Membres Territoriaux, Membres Individuels (ex-officio) ou Membres Entreprise Associés).

C.     L’Assemblée Générale se réunit chaque année, mais en personne seulement tous les trois ans. Dans des circonstances exceptionnelles, la participation virtuelle à l’Assemblée Générale en personne peut être autorisée. Le délai de convocation requis est spécifié dans le Règlement interne.

D.     Assemblées Générales Extraordinaires : Le Conseil Exécutif convoque une “Assemblée Générale Extraordinaire” à la demande d’un cinquième des Membres, ou de sa propre initiative. Le délai de convocation est précisé dans le Règlement interne. Dans l’un et l’autre cas, l’Assemblée Générale Extraordinaire n’examinera que les questions qui ont été spécifiées au moment de la demande ou de l’initiative. Si le Conseil Exécutif le décide, l’Assemblée Générale Extraordinaire peut se dérouler par voie électronique, plutôt que par une réunion physique.

E.      Le Président, voir article 7 (B), préside l’Assemblée Générale.

F.      Le Secrétaire Général chargé des Affaires Juridiques et Financières, voir article 7 (B), veille à ce qu’il soit tenu un registre de toutes les décisions de l’Assemblée Générale.

G.     Les procédures d’élection sont précisées dans le Règlement interne.

H.     Le quorum de l’Assemblée Générale est constitué d’un nombre suffisant de Membres pour réunir deux-tiers de tous les votes disponibles pour les Membres. Pour les objets pour lesquels des votes écrits ont été reçus sous la forme d’une procuration, ceux-ci comptent dans le quorum.

A.   The “Executive Council” oversees and administers the activities of IUPAP between General Assembly meetings. It normally meets at least once per year and may conduct business by email or other means of communication as it deems necessary.

B.   The Executive Council is composed of the President, the President-Designate, nine Vice Presidents, the Secretary-General for Administrative Affairs, the Deputy Secretary-General for Administrative Affairs, the Secretary-General for Legal and Financial Affairs, the Deputy Secretary-General for Legal and Financial Affairs, the Associate Secretary-General and the Treasurer; all elected by the General Assembly, plus the immediate Past President.

C.   The President, the President-Designate, the Secretaries-General, the Associate Secretary-General, the Deputies Secretary-General, the Treasurer and the immediate Past President, shall be collectively referred to as the “Officers” of IUPAP. At least two of the Officers shall be from a developing country and at least two shall be women or men. They may individually or collectively advise the Executive Council but cannot make decisions on its behalf unless they have been authorized to do so.

D.   The term of office of the members of the Executive Council normally begins and ends at the dates specified by the in-person General Assembly. In exceptional circumstances the General Assembly may extend the term of office of any or all of the members of the Executive Council.

E.   The President may not be re-elected. The President-Designate normally will be elected to the presidency. Four of the Vice Presidents shall be elected at-large, i.e., not from Chairs of the Commissions (“Vice Presidents at-large“) and may be re-elected once. The Executive Council may assign areas of responsibility to the Vice Presidents at-large and invite nominations for Vice Presidents at-large with those responsibilities. Five Vice Presidents shall be elected from among the Chairs of the Commissions, and may be re-elected once as a Vice-President at-large. Consideration shall be given to an appropriate sub-disciplinary balance (including representation of physicists in industry), gender balance and geographic balance on the Executive Council. Normally, at least one of the President, President-Designate and immediate Past President will be a woman, and at least one shall be a man.

F.   The Executive Council shall invite nominations for the positions of President, President-Designate, four Vice Presidents at-large, the two Secretaries-General, the Associate Secretary-General and the Treasurer. The Deputies Secretary-General are appointed by the Executive Council on the recommendation of the appropriate Secretary-General.

G.  If the President is unable to serve on a temporary or permanent basis, the President-Designate shall assume the presidency. If the President will not resume the presidency at a later time, the Executive Council will then call for nominations for the vacant position of President-Designate, and shall give notice of an Extraordinary General Assembly to elect the new President-Designate, unless notice of a General Assembly has already been given. The Extraordinary General Assembly will determine the term of office of the new President and President-Designate.

H.   Should the immediate Past President not be able to serve on the Executive Council, the Executive Council may appoint one of the other previous Presidents to serve as the Past President on the Executive Council.

I.     The Executive Council may fill vacancies in the Executive Council (except in the position of President) and in Commissions that occur between General Assemblies.

J.    When there are circumstances, which make it desirable to act quickly on items in Article 6 (A), the Executive Council may convene an electronic Extraordinary General Assembly to complete these items.

K.   The Secretary-General for Administrative Affairs carries out the administration of the affairs of IUPAP with the assistance of the Deputy Secretary-General for Administrative Affairs, the Associate Secretary-General and the Administrative Office. The Secretary-General for Legal and Financial Affairs carries out the affairs concerning IUPAP’s legal personality and the bank accounts with the assistance of the Deputy Secretary-General for Legal and Financial Affairs.

L.    The General Assembly may, at its discretion, appoint an auditor to review and certify the annual financial report, which will be provided to the Executive Council and at the General Assembly at their annual meetings. This body is facultative unless required by mandatory legal provisions. If elected, the auditors – which may be professional accountants or financially literate lay persons – are appointed for a one-year term.

M. At its annual meeting the Executive Council shall determine the activities of the following year, and the budgetary provision for those activities.

N.  The Executive Council members act voluntarily and can only be compensated for their effective costs as well as accommodation and travel costs.

O.  It is specified that paid employees of IUPAP are not allowed to be members of the Executive Council unless they sit on the Executive Council in a merely consultative capacity.

A.     Le “Conseil Exécutif” supervise et administre les activités de IUPAP entre les réunions de l’Assemblée Générale. Il se réunit normalement au moins une fois par an et peut mener ses activités par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication qu’il juge nécessaire.

B.     Le Conseil Exécutif est composé du Président, du Président Désigné, de neuf Vice-Présidents, du Secrétaire Général chargé des Affaires Administratives, du Secrétaire Général Député chargé des Affaires Administratives, du Secrétaire Général chargé des Affaires Juridiques et Financières, du Secrétaire Général Député chargé des Affaires Juridiques et Financières, du Secrétaire Général Adjoint et du Trésorier, tous élus par l’Assemblée Générale, ainsi que le Président sortant.

C.     Le Président, le Président Désigné, les Secrétaires Généraux, le Secrétaire Général Adjoint, les Secrétaires Généraux Députés, le Trésorier et le Président sortant sont collectivement désignés comme les “Responsables” de IUPAP. Au moins deux des Responsables sont originaires d’un pays en développement et au moins deux sont des femmes et deux sont des hommes. Ils peuvent individuellement ou collectivement conseiller le Conseil Exécutif, mais ne peuvent pas prendre de décisions en son nom, sauf s’ils ont été autorisés à le faire.

D.     Le mandat des membres du Conseil Exécutif commence et se termine normalement aux dates spécifiées par l’Assemblée Générale en personne. Dans des circonstances exceptionnelles, l’Assemblée Générale peut prolonger le mandat d’un ou de tous les membres du Conseil Exécutif.

E.      Le Président ne peut être réélu. Le Président Désigné sera normalement élu à la présidence. Quatre des Vice-Présidents sont élus “at-large“, c’est-à-dire pas parmi les Présidents des Commissions (“Vice-Présidents at-large“) et peuvent être réélus une fois. Le Conseil Exécutif peut attribuer des domaines de responsabilité aux Vice-Présidents at-large et lancer un appel à candidatures pour les Vice-Présidents at-large ayant ces responsabilités. Cinq Vice-Présidents sont élus parmi les Présidents des Commissions et peuvent être réélus une fois en tant que Vice-Présidents at-large. Un équilibre approprié entre les sous-disciplines (y compris la représentation des physiciens dans l’industrie), la parité hommes-femmes et l’équilibre géographique sera pris en considération au sein du Conseil Exécutif. Normalement, au moins un des Président, Président Désigné et Président sortant sera une femme, et au moins un sera un homme.

F.      Le Conseil Exécutif lance un appel à candidatures pour les postes de Président, Président Désigné, quatre Vice-Présidents at-large, les deux Secrétaires Généraux, le Secrétaire Général Adjoint et le Trésorier. Les Secrétaires Généraux Députés sont nommés par le Conseil Exécutif sur recommandation du Secrétaire Général compétent.

G.     Si le Président est dans l’incapacité de remplir son mandat de manière temporaire ou permanente, le Président Désigné assume la présidence. Si le Président ne reprend pas la présidence ultérieurement, le Conseil Exécutif lance un appel à candidatures pour le poste vacant de Président Désigné et convoque une Assemblée Générale Extraordinaire pour élire le nouveau Président Désigné, à moins qu’une Assemblée Générale n’ait déjà été convoquée. L’Assemblée Générale Extraordinaire déterminera la durée du mandat du nouveau Président et du Président Désigné.

H.     Si le Président sortant n’est pas en mesure de remplir son mandat au Conseil Exécutif, le Conseil Exécutif peut désigner l’un des autres anciens Présidents pour remplir les fonctions de Président sortant au Conseil Exécutif.

I.       Le Conseil Exécutif peut pourvoir les postes vacants au sein du Conseil Exécutif (à l’exception du poste de Président) et des Commissions entre les Assemblées Générales.

J.       Lorsque des circonstances rendent souhaitable une action rapide sur les objets de l’article 6 (A), le Conseil Exécutif peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire par voie électronique pour traiter ces objets.

K.      Le Secrétaire Général pour les Affaires Administratives assure l’administration des affaires de IUPAP avec l’aide du Secrétaire Général Député pour les Affaires Administratives, du Secrétaire Général Député et du Bureau Administratif. Le Secrétaire Général pour les Affaires Juridiques et Financières s’occupe des affaires concernant la personnalité juridique de IUPAP et les comptes bancaires avec l’aide du Secrétaire Général Député pour les Affaires Juridiques et Financières.

L.      L’Assemblée Générale peut, à sa discrétion, nommer un auditeur chargé d’examiner et de certifier le rapport financier annuel, qui sera fourni au Conseil Exécutif et à l’Assemblée Générale lors de leurs réunions annuelles. Cet organe est facultatif, sauf si des dispositions légales impératives l’exigent. S’ils sont élus, les auditeurs – qui peuvent être des comptables professionnels ou des profanes ayant des connaissances financières – sont nommés pour un an.

M.    Lors de sa réunion annuelle, le Conseil Exécutif détermine les activités de l’année suivante, ainsi que la dotation budgétaire pour ces activités.

N.     Les membres du Conseil Exécutif agissent bénévolement et ne peuvent être indemnisés que pour leurs frais effectifs ainsi que pour leurs frais de séjour et de voyage.

O.     Il est précisé que les employés rémunérés de IUPAP ne sont pas autorisés à être membres du Conseil Exécutif, sauf s’ils siègent au Conseil Exécutif avec une simple voix consultative.

A.   The “Commissions” promote the objectives of IUPAP within their areas of expertise and provide advice to IUPAP on the activities and needs of the subfields of physics they represent.

B.   The Commission members are elected according to procedures specified in the Internal Regulations.

C.   The “Working Groups” contribute to the achievements of the aims of IUPAP, not covered by Commissions.

D.   The Working Groups members are elected according to procedures specified in the Internal Regulations.

A.     Les “Commissions” promeuvent les objectifs de IUPAP dans leurs domaines d’expertise et conseillent IUPAP sur les activités et les besoins des sous-domaines de la physique qu’elles représentent.

B.     Les membres des Commissions sont élus selon les procédures spécifiées dans le Règlement interne.

C.     Les “Groupes de Travail” contribuent à la réalisation des objectifs de IUPAP, non couverts par les Commissions.

D.     Les membres des Groupes de Travail sont élus selon les procédures spécifiées dans le Règlement interne.

A.   A Member joins IUPAP in one of the defined categories (see Article 10 (A)) negotiated by the Executive Council and approved by the General Assembly.

B.   A Member’s dues are defined by the membership category. The dues for each membership category are given as a multiple of a unit, the monetary value of which is determined by the General Assembly.

C.   Dues are payable on the first day of each year and are the responsibility of each Territorial Member and of each Corporate Associate Member.

D.   A Member in arrears for three years loses its right to vote in the General Assembly, but may continue to participate in the activities of IUPAP and may nominate members to Commissions. A Member in arrears for six years is excluded from IUPAP.

E.   A Member which has resigned from IUPAP, or been excluded under Article 9 (D), may apply to rejoin IUPAP under terms negotiated by the Executive Council, and approved by the General Assembly.

F.   In exceptional circumstances, the Executive Council may make a temporary adjustment to a Member’s dues.

G.  The Executive Council may introduce special classes of membership, enabling Members in one of these special classes to pay reduced fees for a limited period.

H.   The resources of IUPAP come from membership dues, donations, grants, legacies, private and public subsidies and any other resources authorized by the law.

I.     Dues and other funds received may be used to carry out activities in furtherance of the Purpose of IUPAP, as well as covering administrative expenses and allowing IUPAP and its Commissions to provide prizes and awards to recognize contributions made in the service of physics and its disciplines.

J.    The administrative tasks of IUPAP are assumed by the “Administrative Office“. The Executive Council may delegate the operations of the Administrative Office to a Member, or to a third party, in which case IUPAP shall enter into a contract with such Member or third party, specifying the services to be provided and the costs of those services. This contract should be for a period not exceeding three years, but may be renewable.

K.   All members of the Executive Council, the Commissions, the Affiliated Commissions and all Working Groups serve in an honorary capacity, but may be reimbursed for reasonable expenses incurred in the course of their duties.

A.     Un Membre adhère à IUPAP dans l’une des catégories définies (voir article 10 (A)), négociée par le Conseil Exécutif et approuvée par l’Assemblée Générale.

B.     Les cotisations d’un Membre sont définies par la catégorie d’adhésion. Les cotisations de chaque catégorie sont exprimées en multiple d’une unité, dont la valeur monétaire est déterminée par l’Assemblée Générale.

C.     Les cotisations sont payables le premier jour de chaque année et sont à la charge de chaque Membre Territorial et de chaque Membre Entreprise Associée.

D.     Un Membre en retard de paiement depuis trois ans perd son droit de vote à l’Assemblée Générale, mais peut continuer à participer aux activités de IUPAP et peut nommer des membres aux Commissions. Un Membre en retard de paiement depuis six ans est exclu de IUPAP.

E.      Un Membre qui a démissionné de IUPAP, ou qui a été exclu en vertu de l’article 9 (D), peut demander à réintégrer IUPAP selon des conditions négociées par le Conseil Exécutif, et approuvées par l’Assemblée Générale.

F.      Dans des circonstances exceptionnelles, le Conseil Exécutif peut procéder à un ajustement temporaire de la cotisation d’un Membre.

G.     Le Conseil Exécutif peut introduire des classes spéciales de membres, permettant aux Membres de l’une de ces classes spéciales de payer une cotisation réduite pendant une période limitée.

H.     Les ressources de IUPAP proviennent des cotisations des Membres, de dons, de subventions, de legs, de subventions privées et publiques et de toute autre ressource autorisée par la loi.

I.       Les cotisations et autres fonds reçus peuvent être utilisés pour mener à bien des activités en conformité avec le But de IUPAP, ainsi que pour couvrir les dépenses administratives et permettre à IUPAP et à ses Commissions d’offrir des prix et des récompenses pour reconnaître les contributions apportées au service de la physique et de ses disciplines.

J.       Les tâches administratives de IUPAP sont assumées par le “Bureau Administratif“. Le Conseil Exécutif peut déléguer les opérations du Bureau Administratif à un Membre, ou à un tiers, auquel cas IUPAP conclut un contrat avec ce Membre ou ce tiers, spécifiant les services à fournir et les coûts de ces services. Ce contrat doit être conclu pour une période n’excédant pas trois ans, mais peut être renouvelable.

K.      Tous les membres du Conseil Exécutif, des Commissions, des Commissions Affiliées et de tous les Groupes de Travail siègent à titre honorifique, mais peuvent être remboursés des dépenses raisonnables engagées dans le cadre de leurs fonctions.

A.   The number of votes of a Member is related to its membership category as follows:

–      category 1 membership pays dues of one unit and has one vote;

–      category 2 membership pays dues of two units and has two votes;

–      category 3 membership pays dues of three units and has two votes;

–      category 4 membership pays dues of four units and has three votes;

–      category 5 membership pays dues of five units and has three votes;

–      category 6 membership pays dues of six units and has three votes;

–      category 7 membership pays dues of seven units and has four votes;

–      category 8 membership pays dues of eight units and has four votes;

–      category 9 membership pays dues of nine units and has four votes;

–      category 10 membership pays dues of ten units and has five votes;

–      category 11 membership pays dues of eleven units and has five votes;

–      category 12 membership pays dues of twelve units and has five votes;

–      category 13 membership pays dues of thirteen units and has five votes;

–      category 14 membership pays dues of fourteen units and has five votes;

–      category 15 membership pays dues of fifteen units and has five votes;

–      category 16 membership pays dues of sixteen units and has six votes;

–      category 17 membership pays dues of seventeen units and has six votes;

–      category 18 membership pays dues of eighteen units or more and has six votes;

–      category 19 membership pays no dues and has one vote: this category includes Personal Members (Ex- Officio) each of which is an official Delegate and has one vote;

–      category 20 membership pays dues of a number of units as negotiated with the Executive Council and has no vote: this category includes Corporate Associate Members.

B.     The number of official “Delegates” the Members have at the General Assembly to form a “Delegation” is provided as follows:

(i)   Territorial Member: the number of official Delegates is equal to the number of votes (based on the categories 1 to 18 under Article 10 (A) above);

(ii) Personal Member (Ex- Officio): each Personal Member (Ex- Officio) is an official Delegate;

(iii)Corporate Associate Members: the number of official Delegates should be negotiated with the Executive Council.

C.     Although Corporate Associate Members have no vote, they may submit nominations for any position depending on their number of units (see Internal Regulations, Article 7.2 in relation to the nomination of the Commissions’ members).

D.     Members of the Executive Council who are not also Commission Chairs do not vote, except that the President may make a casting vote to break tied votes.

E.     Motions concerning scientific issues shall be decided by a majority of the official Delegates present and voting.

F.     On all other motions, the Delegation Heads cast all of the Delegation’s votes. The motion is decided by the applicable majority (see Article 6 (A)) of votes cast.

G.    In the event of a question on the category of a motion, the President will decide.

H.    A Territorial Member whose Delegation is unable to attend may submit a proxy containing a written vote communicated to the Secretary-General for Legal and Financial Affairs by mail, facsimile or email, on any matter on the initial agenda. Written votes must be received before the General Assembly in order to be valid and should be limited to votes on the matters communicated in the agenda, at the exclusion of questions to be raised at the General Assembly.

I.       A Territorial Member whose Delegation is unable to attend may be represented at the General Assembly by a Delegate or the Chairman of the General Assembly by proxy. A Personal Member (Ex- Officio) who is unable to attend may be represented at the General Assembly by the Vice-Chair or Secretary of the respective Commission or Affiliated Commission by proxy. The proxy must be submitted to the Secretary-General for Legal and Financial Affairs by mail, facsimile or email 10 days in advance of the General Assembly.

A.     Le nombre de voix d’un Membre est lié à sa catégorie d’adhésion comme suit:

–      catégorie 1: les Membres paient une cotisation d’une unité et disposent d’une voix;

–      catégorie 2: les Membres paient une cotisation de deux unités et disposent de deux voix;

–      catégorie 3: les Membres paient une cotisation de trois unités et disposent de deux voix;

–      catégorie 4: les Membres paient une cotisation de quatre unités et disposent de trois voix;

–      catégorie 5: les Membres paient une cotisation de cinq unités et disposent de trois voix;

–      catégorie 6: les Membres paient une cotisation de six unités et disposent de trois voix;

–      catégorie 7: les Membres paient une cotisation de sept unités et disposent de quatre voix;

–      catégorie 8: les Membres paient une cotisation de huit unités et disposent de quatre voix;

–      catégorie 9: les Membres paient une cotisation de neuf unités et disposent de quatre voix;

–      catégorie 10: les Membres paient une cotisation de dix unités et disposent de cinq voix;

–      catégorie 11: les Membres paient une cotisation de onze unités et disposent de cinq voix;

–      catégorie 12: les Membres paient une cotisation de douze unités et disposent de cinq voix;

–      catégorie 13: les Membres paient une cotisation de treize unités et disposent de cinq voix;

–      catégorie 14: les Membres paient une cotisation de quatorze unités et disposent de cinq voix;

–      catégorie 15: les Membres paient une cotisation de quinze unités et disposent de cinq voix;

–      catégorie 16: les Membres paient une cotisation de seize unités et disposent de six voix;

–      catégorie 17: les Membres paient une cotisation de dix-sept unités et disposent de six voix;

–      catégorie 18: les Membres paient une cotisation de dix-huit unités ou plus et disposent de six voix;

–      catégorie 19: les Membres ne paient pas de cotisation et disposent d’une voix: cette catégorie comprend les Membres Individuels (ex officio) qui sont tous des Délégués officiels et disposent d’une voix;

–      catégorie 20: les Membres paient une cotisation d’un nombre d’unités négocié avec le Conseil Exécutif et n’ont pas de voix: cette catégorie comprend les Membres Entreprise Associés.

B.     Le nombre de “Délégués” officiels dont disposent les Membres à l’Assemblée Générale pour former une “Délégation” est prévu comme suit:

(i) Membre Territorial: le nombre de Délégués officiels est égal au nombre de voix (sur la base des catégories 1 à 18 de l’article 10 (A) ci-dessus);

(ii) Membre Individuel (ex officio): chaque Membre Individuel (ex officio) est un Délégué officiel;

(iii)Membres Entreprise Associés: le nombre de Délégués officiels doit être négocié avec le Conseil Exécutif.

C.     Bien que les Membres Entreprise Associés n’aient pas le droit de vote, ils peuvent soumettre des nominations pour n’importe quel poste en fonction de leur nombre d’unités (voir Règlement interne, Article 7.2 en relation avec la nomination des membres des Commissions).

D.    Les membres du Conseil Exécutif qui ne sont pas également Présidents de Commission ne votent pas, sauf que le Président peut émettre une voix prépondérante pour départager les voix.

E.     Les motions concernant des questions scientifiques sont décidées à la majorité des Délégués officiels présents et votants.

F.     Pour toutes les autres motions, les Chefs de Délégation expriment tous les votes de la Délégation. La motion est décidée à la majorité applicable (voir article 6 (A)) des voix exprimées.

G.    En cas de question sur la catégorie d’une motion, le Président tranche.

H.    Un Membre Territorial dont la Délégation ne peut être présente peut soumettre une procuration contenant un vote écrit communiqué au Secrétaire Général pour les Affaires Juridiques et Financières par courrier, télécopie ou courrier électronique, sur tout objet figurant à l’ordre du jour initial. Pour être valables, les votes écrits doivent être reçus avant l’Assemblée Générale et doivent se limiter aux votes sur les sujets communiqués dans l’ordre du jour, à l’exclusion des questions à soulever lors de l’Assemblée Générale.

I.      Un Membre Territorial dont la Délégation ne peut être présente peut être représenté à l’Assemblée Générale par un Délégué ou le Président de l’Assemblée Générale par procuration. Un Membre Individuel (ex officio) qui ne peut pas être présent peut être représenté à l’Assemblée Générale par le Vice-Président ou le Secrétaire de la Commission ou de la Commission Affiliée concernée par procuration. La procuration doit être soumise au Secrétaire Général des Affaires Juridiques et Financières par courrier, télécopie ou courrier électronique 10 jours avant l’Assemblée Générale.

A.   The duration of IUPAP is not limited.

B.   IUPAP may be dissolved by an Extraordinary General Assembly convened for this purpose further to a 4 months’ notice given to the Members.

C.   The resolution dissolving IUPAP must be carried by a two-thirds majority of the total votes of the Members.

D.   In the event that IUPAP is dissolved, the remaining assets of IUPAP shall be allocated by the Extraordinary General Assembly to one or more non-profit educational, charitable or scientific organizations pursuing goals of public interest similar to those of IUPAP and benefiting from tax exemption.

E.   The assets must not be returned to the founders or Members, nor be used to their own profit.

A.      La durée de IUPAP n’est pas limitée.

B.       IUPAP peut être dissoute par une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée à cet effet après un préavis de 4 mois donné aux Membres.

C.       La résolution de dissolution de IUPAP doit être adoptée à la majorité des deux-tiers du total des voix des Membres.

D.      En cas de dissolution de IUPAP, les actifs restants de IUPAP seront attribués par l’Assemblée Générale Extraordinaire à une ou plusieurs organisations éducatives, caritatives ou scientifiques à but non lucratif poursuivant des objectifs d’intérêt public similaires à ceux de IUPAP et bénéficiant d’une exonération fiscale.

E.       Les actifs ne doivent pas être restitués aux fondateurs ou aux Membres, ni être utilisés à leur propre profit.

Any dispute, controversy or claim arising (i) out of or in connection with these Articles of Association, and/or (ii) between a Member and IUPAP shall be resolved by internal mediation and decisions first and if not successful by arbitration in accordance with the Swiss Rules of International Arbitration of the Swiss Arbitration Center in force on the date when the notice of arbitration is submitted in accordance with these Rules. The number of arbitrators shall be one, the seat of the arbitration shall be Geneva and the arbitral proceedings shall be conducted in English.

Tous litiges, différends ou prétentions (i) nés des présents Statuts ou se rapportant à ceux-ci, et/ou (ii) opposant un Membre et IUPAP sera résolu d’abord par une médiation et des décisions internes et, en cas d’échec, seront tranchés par voie d’arbitrage conformément au Règlement suisse d’arbitrage international de la Swiss Arbitration Center en vigueur à la date à laquelle la notification d’arbitrage est déposée conformément à ce Règlement. Le nombre d’arbitres est fixé à un (1), le siège de l’arbitrage sera Genève, et la procédure arbitrale se déroulera en anglais.

These Articles of Association shall enter into force upon the date of adoption by the General Assembly.

Les présents Statuts entrent en vigueur à la date de leur adoption par l’Assemblée Générale.

In the event of a discrepancy between the French and the English versions of these Articles of Association, the French version shall prevail.

En cas de divergence entre les versions française et anglaise des présents Statuts, la version française prévaut.